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INFORMATIVA AI SENSI DELL’ART. 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 679/2016

relativa al trattamento di dati personali nell’ambito della segnalazione di violazioni di cui al d.lgs.24/23

Ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (General Data Protection Regulation, di seguito “GDPR”) e della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e ad integrazione dell’informativa ex art. 13 del GDPR fornita da PINALLI S.r.l.,-La informiamo del trattamento di dati personali che la riguardano nell’ambito della gestione di una segnalazione di violazione di cui al D.lgs. 24/23 ricevuta tramite gli appositi canali di segnalazione interna messi a disposizione dalla Società. La Società in qualità di Titolare del trattamento tratta i Suoi dati personali, nel rispetto della normativa sopra richiamata e conformemente ai principi di correttezza, liceità e trasparenza tramite autorizzato ai sensi dell’articolo 29 del GDPR e dell’articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

1. Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

Titolare del trattamento dei dati personali è PINALLI S.r.l. (di seguito anche “Società” o “Titolare”) con sede legale in Via Giovanni Boccaccio, 39 - 20123 Milano (MI), contattabile all’indirizzo di posta elettronica privacy@pinalli.it .

La Società ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) contattabile al seguente indirizzo di posta elettronica dpo@pinalli.it .

2. Finalità del trattamento e base giuridica

I dati personali a Lei riferiti sono trattati per la gestione della segnalazione ricevuta e per lo svolgimento delle necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, per l’adozione di adeguate misure correttive e l’introduzione di opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle violazioni. La base giuridica che legittima il trattamento dei dati personali è rappresentata dall’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare (Art. 6 comma 1, lett. c) del GDPR), nello specifico previsto dal D.lgs. 165/2001, dal D.lgs. 231/2001, dalla L. 179/2017 e dal D.lgs. 24/2023; il trattamento potrà eventualmente riguardare anche dati particolari e dati relativi a condanne penali e reati inclusi nelle segnalazioni secondo quanto disposto dagli agli articoli 9 e 10 del GDPR.

3. Categorie di destinatari dei dati

I dati personali forniti saranno trattati:

• dai componenti del Comitato interno, in qualità di soggetti autorizzati al trattamento dal Titolare, per dare seguito e riscontro alle segnalazioni ricevute, in ottemperanza a quanto previsto dal D. Lgs 24/2023 e dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi dell’art. 6 del D. Lgs. 231/01.

I dati non saranno soggetti a diffusione ma potranno, se del caso, essere trasmessi all’Autorità. I dati possono essere trattati anche da soggetti terzi a cui la Società ha affidato l’incarico della gestione del canale di segnalazione designato dal Titolare Responsabile del Trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Nessuno dei dati raccolti sarà comunicato verso Paesi Terzi, intesi quali Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo (SEE).

4. Criteri dei tempi di conservazione

Le segnalazioni interne e la relativa documentazione saranno conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del presente d.lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del GDPR e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018. Decorso il periodo massimo di cinque anni le informazioni riferite alla segnalazione potranno essere conservate dalla Società al fine di garantire e preservare il proprio diritto di difesa e dare prova, ove richiesto, della corretta gestione delle segnalazioni ricevute. In tal caso i dati personali a Lei riferiti o comunque relativi sia alla Persona Segnalante, sia alle Persone coinvolte, indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a coloro che sono a vario titolo coinvolti nelle segnalazioni saranno anonimizzati

5. Modalità di trattamento dei dati

Il trattamento dei Suoi dati personali verrà effettuato esclusivamente da personale espressamente autorizzato e istruito in tal senso dal Titolare nel rispetto di quanto previsto dal D.lgs. n. 24/2023, con modalità tali da garantire la riservatezza dell’identità della Persona Segnalante e del contenuto delle segnalazioni interne e della relativa documentazione, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati o illeciti, dalla distruzione, dalla perdita d’integrità e riservatezza, anche accidentali.

6. Diritti degli interessati

I diritti di cui agli articoli 15-22 del GDPR possono essere esercitati, nei limiti di quanto previsto dall’art. 2-undecies, co. 3, del d.lgs. n. 196/2003, rivolgendosi al Titolare o al DPO mediante i contatti sopra indicati. In particolare, i diritti sopra individuati non possono essere esercitati con richiesta al Titolare o al DPO, ovvero con reclamo ai sensi dell'articolo 77 del GDPR all’Autorità Garante, qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte. L‘esercizio dei suddetti diritti può, in ogni caso, essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo dal Titolare, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi della Persona Segnalante, della Persona coinvolta o delle persone a vario titolo coinvolti nelle segnalazioni. In tali casi, ai sensi dell’art. 2-undecies, co. 3, del decreto legislativo n. 196/2003 Lei ha facoltà di esercitare i succitati diritti tramite l’Autorità Garante con le modalità di cui all’art. 160 del già menzionato decreto legislativo. Nei casi in cui si ritenga che il trattamento dei dati personali avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR, è possibile proporre reclamo all’Autorità Garante, come previsto dall'art. 77 del GDPR stesso (con esclusione delle limitazioni all’esercizio dei diritti sopra riportate e previste dall’art. 2-undecies, co. 3, del d.lgs. n. 196/2003), o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del GDPR).

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